営業の受付突破のコツとは？フレーズや気をつけるべきこと

法人営業において、テレアポや飛び込み営業を行っている会社様も多いと思います。

その中で一つポイントとなることに、「受付突破」があります。

ある程度の規模感になると、電話を受けるために受付が配置されていたり、新入社員や事務の方が電話を取る場合もあります。
受付の方は、毎日あらゆる営業電話を受けており、その対応方法が仕組み化されていることもあるのです。

今回は、テレアポ営業における受付突破のコツをAlfans営業ディレクターの園山にインタビューしました。

受付の営業電話への対応方法は様々ある

受付突破のコツを知る前に、受付の方が普段どのように営業電話へ対応しているのか？を知る必要があります。

まず、受付の方は毎日たくさんの営業電話を聞いている、ということを理解しておきましょう。

電話は相手の時間を奪っていることにもなりますので、適当にかけていると会社の信用下落にも繋がるため注意が必要です。

その上で、受付の方が営業電話へどのような対応をしているのか、パターンを知っておきます。

①営業は一切お断り。営業と分かった瞬間に切る方向へ
②取引先か確認する。取引先でなかったら要件を確認しつなぐか決める
③自動的に上司へつなぐ

上記のパターンが多いです。

やはり、多いパターンは①と②でしょう。営業とわかった瞬間に「いりません」と切るパターンや、取引先か確認して、そうでない場合は切るなどのパターンがあります。

ただ、相手も人間ですし、会社の顔として対応しているため、ある程度丁寧に「いりません」と伝えてくることが多いですね。

受付突破のコツとは？

営業において、受付でブロックされることはとても多いです。

その分、受付の方に対する対応の仕方によって、商談化への結果も変わってくる傾向にあります。

受付突破のコツを伝えている方も多くいらっしゃいますが、Alfansでは少し変わった視点で方法を伝授します。

受付の人に対して丁寧な対応を心がける

実は、受付の人に対して丁寧に対応している営業は、とても少ない傾向にあります。

例えば、受付突破のコツや、テレアポの方法論として以下のようなものがありますが、Alfansとしては否定的です。

受付の方に対して丁寧にコミュニケーションを取り、わかりやすい言葉で話す営業は少ないため、「しっかりと丁寧に受付の方に対して対応している」だけで差別化を図ることができるのです。

営業の方で、以下のような営業を行っている方はいませんか？

①受付の方が分からない、理解できない言葉で話す

これは、よくありがちな手法です。

例えば横文字を並べたり、御社のセキュリティに欠陥があるなどのリスクを伝えるパターンなど、色々な方法があります。

受付の方は、よく分からずに上司へ繋ぐという流れですね。

②とにかく架電数重視で、テンプレートをツラツラと話し、適当に切る

受付の方は決済者ではないため、適当に話すという営業も多いです。

営業スクリプトを適当に読み、受付が断ったら電話をすぐに切る。

受付と分かった瞬間に早口にして、早く会話を終わろうとする。

実は、こうした営業電話が、テレアポに対する嫌悪感を増大させているのです。

もし、営業突破や商談率を上げたいのであれば、最も大切なことは「受付の人と仲良くなる」ということです。

実は受付突破には正攻法はありません。受付の方にも丁寧に話し、もし断られても丁寧に切る。

そして、もし別のタイミングで架電した時に、覚えておいてもらう。それくらいの意識でテレアポをするべきなのです。

いい意味で「営業感を消す」

受付の方と仲良くなるには、何を意識すれば良いのでしょうか？

実は「営業感を消す」ということが大切です。

前述の通り、例えば「営業のトークスクリプトを適当に話す」という場合に、営業感がどうしても出てしまいます。

受付の方は、アポインターの何十倍も営業電話を聞いているということを忘れてはいけません。

営業電話を毎日のように受けるため、「これは営業だな」とすぐに分かってしまうのです。

ただ、そこが差別化ポイントになります。

受付の方も人なので、「この人は取引先なのかな」と思うくらい丁寧に一つ一つ順を追って説明し、対話を繰り返すことで親近感が湧いてきます。

また、テレアポを架電した際に良いイメージを持ってもらうと、その一回の電話ではアポにならなかったとしても、次の時に覚えておいてくれていることもあります。

受付の方と対話を繰り返し、何度もアプローチをかけることで「この人はある程度信用できる人だ」ということが分かってきます。

テレアポの受付突破は、小手先のテクニックではどうにもなりません。相手に気持ちよく話してもらうことを意識していきましょう。

営業感を消すために必要なテクニック

「確かに、受付の人に丁寧に話したほうが良いのは分かる。でも、トークスクリプトのまま話したほうが、早く架電できるでしょ。架電数が大事だよ」

上記のような見解を持っている方も多いと思います。

確かにトークスクリプトを読み続けたほうが、早く架電はできます。

しかし、営業代行を続けてきて、その手法は「いつか受付を突破できなくなり、商談化率も下がる」ことを身をもって体感しています。

受付の方に対しても、決済者の方に対してもトークスクリプトを丸読みするような営業をしないことが、回りまわって結果が出る手法なのです。

では、営業感を消すためにはどうすればよいでしょうか？

以下のようなことを意識しましょう。

①事前にホームページなどで架電先の企業のことをしっかりと調べる
②業界の知識を頭に入れておく
③その上で、「御社のホームページにもこう書いてあるんですが、それだと今ってこのような課題は無いですか」と調べた情報を元に企業に合わせて話をする
④受付の方の名前も控えておく

③の部分は、色々なパターンがありますが、大切なことは「自分ごとになってあげる」ということです。

数を打てば当たるという営業方法では、相手のことを考えずに架電をし続けてしまいます。

そうではなく、「あなたの会社のことを調べた上で、こんな課題を解消できますよ」と具体的かつ親身になって話すことが大切です。

受付の方にせよ、決済者の方にせよ企業として自分ごとになってくれる相手には、同じように気を使ってくれます。（返報性の原則です）

とにかく丁寧に相手のことを考えるテレアポ営業こそが、遠回りのようで最短距離であることを意識しましょう。

また、テレアポは1回目の電話でアポを必ず取らなければならない、というわけではありません。

④の受付の方の名前も控えておく、ということも大切で、2回目以降に「前回は受付の◯◯さんとお話したんですけど…」と切り出すことができます。

それだけで、他の営業電話よりも一歩リードできるのです。

長い時間をかけて、ゆっくりと進んでいくこともテレアポのコツと言えますね。

まとめ-会社のイメージ、チームのイメージがあることを忘れない-

ここまで、営業における受付突破のコツについてお伝えしていきました。

受付の人に丁寧に接すること、受付の人と仲良くなることが意外にも大切なコツになります。

そして、「テレアポは会社として、チームとして取り組んでいる」ということを忘れないようにしましょう。

テレアポを適当に行うと、それだけで会社のイメージも損ないます。

また、チームの他のメンバーが適当な営業をしてしまうと、チーム全体に影響が出ることも忘れてはいけません。

会社の顔であることを忘れずに、テレアポを行っていきたいですね。