商談後にお礼のメールは必要？どのタイミングで送るべきか
Takahiro Sonoyama
まだ商談を行う段階のお客様ではなく、ただ単純に営業に行く場面はよくあると思います。
その際に、お礼のメールは必要なのでしょうか？または送るとしたらどのタイミングがベストなのでしょうか？
お礼メールは必要？
まずはお礼メールがそもそも必要なのか？という点からお話します。
相手次第のところがあり、必ずしも100％ではないですが、基本的には必要です。
なぜ必要かというと、相手も人間ですしお礼のメールが来たほうが丁寧な印象を受けますよね。
相手側から見ると、日々同じような形で色々な人と話をしています。その中でそれぞれの人にある程度ラベル付けをしているはずです。
会いに行くのが初めてであればあるほど、自分にも必ず何かしらのラベルが貼られるということを意識しましょう。
自分に有利なラベルを貼るためには、信頼される必要があります。
営業のプロセスの中で、お礼のメールがその手段の一つであることは間違いありません。
一方で、超多忙な人はそもそもアポイントが取れない・時間も取れないのです。
そういった忙しい人の立場の人からしたら、お礼メールは響かない可能性もあります。
送るべき相手を考えつつも、基本はお礼メールを送っておいたほうが無難であり、ライバルに遅れを取らないために送る感覚でいましょう。
送るべきタイミングとは
それでは、お礼メールを送る場合で、どのタイミングで送ればよいでしょうか？
お礼メールを送るタイミングにとしては、できるだけ早い方良いという回答になります。
時間としては、「２４時間以内」が目安になります。
これくらいの時間だと、「昨晩はありがとうございました」「昨日はありがとうございました」で気軽に送ることができますよね。
逆に、お礼メールを送らず、どんどん時間が経過してしまう場合はどうでしょうか。
例えば１週間後だと「１週間前はありがとうございました」とお礼メールを送っても、「今更…？」という反応しか得られません。
時間が空いた場合は、「弊社ではこのようなイベントを企画していますが、いかがですか？」など、別の情報を入れないとバランスが取れなくなってしまいます。
そのため、単なるお礼メールであれば、なるべく早めの方が良いでしょう。
ただし、私たちが普段会っているお客様に100％送ってるかというとそれはまた少し違います。
会ってみて「これは次回はないだろうな・・」と感じた場合など、定型文であっても送らない場合もあります。
「送らなくて良いかな」「むしろ送らない方が良いかな」などの感覚も、やっていくうちに感じるのでその時々で臨機応変にしています。
・お礼メールは、基本的にプラスポイントになるので送るべき
・24時間以内に送らない場合は、別の新たな情報を入れることで意味のあるメールになる
・相手の様子を観察した上で送るか否かを判断することも時には必要
良いお礼メールの内容とは？
それでは、お礼メールはどんな内容が望ましいのでしょうか？
もし何もなければ、そのMTGの議事録でも良いと思います。
ただ、例えばお客様の困りごとで自分の会社で解決できそうな内容があればどうでしょうか？
「MTGの際に出た話題ですが、弊社であれば詳しいので別途お時間頂きお話したいです」と言ったらおおよそイエスと言ってくださいます。
いかに会話中のキーワードを埋め込んで次への足掛かりを作るか、というところがお礼メールには必要だと思います！
決済者と繋がるお礼メール
お礼メールによっては、決済者に繋がることができる書き方もあります。
企業には色々な役割の人がいますが、例えば課長の方とお話ししててもなかなか進展できないなという場合があります。
その際は、「自分の上司も含めて今度、お話にあった◯◯という内容を、ぜひ部長様へのご挨拶も含めてご紹介させてください」と、できるだけ決済者に近づける内容を入れ込むと良いでしょう。
イエスなのであれば相手側にも何かしらの意図があってセッティングされているはず。
そのお客様を企業としてどういう風に攻略するかという戦略を考えます。ゲームとして捉えた時、どのような手立てで進めた方がクリアしやすいのだろう？というような感覚かもしれないですね。
何度送っても一向に無視され続けるメールも、手をかえ品を変え戦略も立てながら沢山送る中でたまたま相手の琴線に響くと返信が来たりというケースもありますね。
メールの良いところは、時間を伺ってお互いに都合を合わせる、という時間的な制限もないところです。
それこそ手段の一つ、戦略の一つとしてメールを活用できると良いと思います。
相手にはまっている感触がある方法であれば、定型化するなり参考にして応用するなり、使い方は無限にあるのではないでしょうか。
お礼メールの内容で大切なこと
お礼メールの内容としては定型文でも良いとは思いますが、ポイントを稼ぐのであれば「このお客さんとは何を話したか」を覚え、メールや次回商談時の話題に出す方が重要です。
例えば「あの時の◯◯ってどうなったんですか？」など、何度も会話する中で話題を持てると、相手も「覚えてくれてたんだ」と、信頼性や親近感も高まります。
お礼メールでも、相手のことを覚えていて「心のこもった一文」を出してあげることが大切です。
まとめ
今回は、商談後にお礼メールは必要か？という内容で、そのタイミングや内容についてお伝えしていきました。
ライバルは基本的にお礼メールを送っています。
そして、お客様との距離を近づけるためにも、お礼メールを送るようにしたいですね。
