Alfans流！スタッフ管理の方法と、効率を高める便利ツール

この記事の対象者：チームやスタッフを管理しているご担当者様、営業代行チームを立ち上げ検討中の方

チームを立ち上げて事業を進めていくには事前の入念な準備が重要です。

今回は株式会社Alfansでスタッフ管理も担当する根岸社長と園山ディレクターの二人に話を聞き、スタッフを管理する上での心構えや、便利ツールをお話の中で深掘りしていきたいと思います。

営業代行会社のスタッフ管理方法と実績

まずは、Alfansとしての実績として、営業組織としてのアポイントや離職率など数字の視点を見ていきましょう、

1年間でテレアポスタッフの成長率が大きく上がっている

まず、開業当初から在籍するメンバーについては、この一年間で非常に成長をしていると感じることが多くなっています。

例えば、受付の突破率や、担当者に接続する数、資料送付数が飛躍的に上がってきました。

最初は細かくマネジメントしていましたが、今は自力でアポイント獲得まで取ってくることができるようになっています。

営業組織として強くなっているという状態になってきています。

アポイント数については、商材によって難易度や接続率が異なるのですが、1ヶ月目のアポイント率と3ヶ月目のアポイント率はかなり違います。

つまり、商材の単位でもテレアポスタッフは徐々に成長しているのです。

飲み込みが早く自分で回せるようになっていることは、良い営業組織になってきていると感じます。

離職率を下げる採用手法

離職率については、基本的にゼロになっています。

Alfansは採用の方法が特殊であるため、離職率は上がりません。

採用したスタッフさんは基本的に継続しています。

ただ、ライフスタイルによって留学したり、海外に旅行に行ったりしている人もいます。

その時は一旦ストップして、戻ってきたらまた働く。

そういった人を受容できる勤務形態にしているので実質はゼロになります。

これは、Alfansの採用方法に理由があります。

Alfansでは、「時間単価」と「アポ獲得単価」の２種類あり、どちらも自由な時間に働くことができます。

もちろん、リモートで仕事が可能です。

働きたいときに働くということが、Alfansではできる体制になっているため、時間も自由であるというわけですね。

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すべての会社がAlfansのスタッフ採用方法を真似るべきか？

それでは、例えば営業代行会社を立ち上げる場合、自由な時間で働ける形で雇用をした方がいいのでしょうか？

それとも正社員を募集して立ち上げた方がいいのでしょうか。

答えとしては、どちらでもありません。

どちらがいいというより、その会社が大切にしたい文化やDNAから採用方法は決めていくべきでしょう。

会社のカルチャーを決め、それに沿って採用手法を決めていけばよいのです。

Alfansの場合は、社員化して育てる場合、働き方が昔と変わっているので入社から定年まで働く人は、非常に少ないはずという仮説のもとで、採用方法を決定しました。

どちらかというと、働き手が会社を選ぶといった世の中になってきています。

その中で働きやすい環境を提供する義務が僕たちにあるとしたら、契約体系も柔軟にして働き方自体も自由にする。

私たちはパソコンとネットワーク環境があれば世界中どこでも働ける環境を作っています。

お客様との時間を合わせられるなら世界中どこでも仕事ができる環境という状態です。

私たちの会社で働いている方は、「自分の人生の中でこんな働き方をしたい」という意図を持って、応募してきてくれました。

正社員でも、業務委託でもどっちでも良いが、会社としての方向性、カルチャーによって決めていくべきですね。

営業で自由に働ける際の会社側のデメリット

自由な働き方は、働き手のメリットはかなり大きいです。

しかし、経営層やマネージャー側として、自由な働き方について、デメリットはあるのでしょうか？

大きく、以下の２つがデメリットです。

自由な働き方のデメリット
①コミュニケーションとブラックボックス化
②労働量の調整

営業スタッフとのコミュニケーション

1つ目は、出社と比べるとメリハリがつきづらく、Slackを介してになるので少しブラックボックス化するところです。

NotionやMiiTelなどを使って見える化を図らないと、うまく回らないことがフルリモートの一つのデメリットです。

また、働き方に関しては、社員ではなく業務委託契約なので、シフトの提出などなかなか制限が付けられません。

勤務時間の確約ができないのでそこはデメリットかなと思いますが、ただ、いつでも働けるからこそ心のストレスは少ないので、離職率は低いです。

働きやすい環境という表裏があるなと思います。

コミュニケーションがよく取れないと、働き手・会社２つの関係が良くない状態になります。

オフィスでお互いの空気感を感じながら仕事というより、オンラインや電話での仕事になるので「対お客さん」はやはり孤独な仕事です。

それを共有するコミュニケーションやフィードバックを仕組みとして備えてないと、それがデメリットになっていくのかなと思います。

逆にコミュニケーションさえ取れていれば、このデメリットがメリット(強み)になっていくため、表裏一体の一面もあるでしょう。

労働量の調整がつきづらい

2つ目は需要と供給です。

クライアント様の数や量は様々なので、その需要に合わせてメンバーで仕事を回していく。

常に最適値がどれぐらいか？を見据えながらやっていくという感じです。

例えば、私たちがコントロールできるという意味では、成果報酬にすることで会社のリスクは減っていきました。

一方で時給制の人もいるので、そこをどう最大化するかは上手く考えていかないと、デメリットとして会社の赤字がどんどん増えていきます。

逆にここを上手く最適化するようなコントロールができれば、それが価値になっていくという。

そんな考えを持っています。

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営業組織のチームワークを高める便利ツール

続いて、Alfansで普段使っている営業ツール、活用できているツールについて紹介します。

Notion(ToDo、議事録、マニュアル管理)

Notionは、毎月700円のプランを利用しています。

Notionは最初は使いづらかったですが慣れると便利ですし、議事録やアジェンダで使用するとクライアントさんからの見え方もよかったです。

準備してきてくれていると感じてもらえるのと、会議の時短にもなります。

スプレッドシート

無料で使えるツールです。

各クライアントさんごとにシートを作ってリスト管理しています。

Miitel (IP電話ツール)

MiiTelはIP電話ツールです。

架電の状況を分析したり、通話の録音を確認するのに使っています。

【追記】
コスト面を考えて、現在はZoomのIP電話ツールに乗り換えました。
Miitelは良いツールなのですが、コスト面で折り合いがつかなくなり、圧倒的にコストの低いZoomのIP通話に切り替えました。

コミュニケーションツール

スラックとラインは日常利用しています。

社内の連絡などに使うツールです。

スラックは有料版で月額12,000円かかっています。

Googleカレンダー

空いている時間を社員の皆さんに共有して、空いている時は質問できるようにしています。

カレンダーを共有することで社員がマネジメント層にアクションをかけやすくなりました。

まとめ

今回は営業チームを立ち上げ、運営していく上で重要な心構えや便利ツールについて教えていただきました。

チームワークを高めていくためには、やはりコミュニケーションが重要ということがよくわかりました。

組織の価値観を明確にして採用を進めることや、お互いが働きやすい環境を作るための入念な準備がとても大切ですね。

これからチームを運営していく方、立ち上げを検討中の方はぜひ参考にしてみてください。

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